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文書管理システムで業務を効率化出来る理由

文書管理システムは業務を効率化すると言われていますが、それは何故なのでしょうか。
事実、企業の文書管理において、自信を持ってうちは完璧だと言い切れるところはほとんどないでしょうから、必要なことは分かります。
文書にはライフサイクルがあり、言ってみれば食品と同じようなもの。
生鮮食品もあれば保存食品もあり、それぞれ適切に管理されなければ毒になる場合もあるでしょう。
近年はほとんどの文書がデータ化され、旧年代よりは労力的には管理が楽になった部分もあります。
ただ、データだと何でも取っておけてしまうため、同じ文書が重複して点在していたり、新旧入り乱れて先祖返りしたりといったトラブルも増加。
確かに紙文書のライフサイクル管理は非常に煩雑ですが、データはデータで別の煩雑さを抱えてしまうのも事実です。


また、文書管理には大きく分けて「保管」と「保存」とがあり、この2つの違いは明確にしておかなければいけません。
簡単に言うと、保管は現場で管理すること、保存は基本的に使用しなくなったものをルールに合わせて書庫で管理することです。
正しい流れとしては、まず文書は保管され、そこから保存へ仕分けされ、時期が来たら廃棄されるべきもの。
多くの場合、現場で適切な処理がなされず不要な文書が溜まりだし、保管も保存も廃棄も出来ない状態になることが煩雑化の原因です。
結果的に、現場で今必要な文書が見つからず、探すだけで無駄な時間を費やすことになります。
文書を1日10分以上探している人は、年間で5日以上無駄な時間を費やしていると言われますから、まったくもって非効率極まりないですね。


そこで冒頭の話に戻りますが、文書管理システムを導入すると文書が適切に管理され、無駄な時間が無くなり業務が効率化することになります。
多くのシステムでは文書作成時に保存期間を定めることが出来るため、期間に合わせて保存と保管とを簡単に行うことができます。
また、企業内では文書の作成から承認を得る流れになるのが一般的ですが、そのルートが複雑化している場合がほとんどです。
承認出来る責任者がつかまらなくて業務が滞るという弊害は、どんな企業でも起こっていることでしょう。
文書管理システムでは、ワークフロー機能がサービスで実装してあるのが一般的なので、こうした文書の承認作業も簡略化出来ます。
特に近年クラウド型システムが発達し、外出先でもリアルタイムに文書確認が可能となったため、業務の進行時間も大幅に短縮しているのです。