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コンピューター時代だからこそしっかりやりたい文書の管理

かつて文書といえば、紙に文字が実際にかかれた書類のことを言いました。
今や、文書はコンピューターなどのIT関連機器上にも存在し、むしろ紙よりも多いくらいです。
実際に紙に書かれた文書はもちろん、コンピューター上で作成された文書も含め、その管理の仕方は大きく変わってきたと言えます。
紙だけであった時代なら、紛失と、紙そのもののダメージがもっとも重大な懸念材料でしたが、今やIT関連機器に保存されるようになり、新たな管理をする必要性に迫られています。
パソコンやスマートフォンなどで作られた文書は、保存が簡単というメリットをもっていますが、それと同時に、不特定多数の人が同時に文書を読むことを可能にしました。
そうなると、何らかの要因がきっかけとなり、文書そのものが破損したり、内容が流出してしまう恐れが出てきたのです。


紙であれば、実物を紛失したり破損したりしなければ、常に文書としてそこにあります。
それに比べると、パソコンやスマートフォンで作られた文書は、不特定多数の人が同時に見ることができ、さらには同じ場所にいなくても内容を知ることができ、これはメリットでしょう。
実物を手に取らないと内容がわからない紙とは違う、非常に優れた点です。
その代わり、多くの人が同時に、しかも広範囲で同じ文書を見られるようにするには、インターネット上でつながる必要があります。
そうなると、本来は見るべきでない人や、見る必要のない人まで見られる可能性がでてきます。
パスワードを設け、閲覧制限をするなど、これまでなかった管理をする必要性が生じてきたというわけです。
メリットの裏には、必ずデメリットがあるということです。


パソコンがあるのが当たり前という時代になり、さらにパソコンを小型化したスマートフォンの登場で、さまざまな文書がインターネット上でやり取りされています。
ソーシャルネットワークサービスを利用する人が増え、多くの人と瞬時につながり、コミュニケーションを図れるようになりました。
これぞIT技術の進歩といえますが、それと同時にインターネット上でやり取りされる文書の管理のむずかしさも露呈しています。
企業においては顧客名簿の流出の大半がインターネットを通じて発生しており、大切な顧客の名簿という文書をきちんと管理できていないことは明らかです。
本来なら起こるはずがないことが起こってしまうのが、IT機器を使っての文書の管理だと考えると、すでに文書の管理体制が企業の価値を判断する材料になっているのは明らかです。