わかりやすい!文書管理の比較6サイト

大切なデータ管理の見直しもポイントです

大切なデータをしっかりと管理できるように、文書管理システムの見直しを進めていく事も重要になります。文書の管理を進める際に、たくさんの情報があると、知りたい情報を見つけるのに、時間がかかってしまう場合があります。

文書管理システムを見直すことによって、検索をして知りたい情報をチェックできるようになるなど、業務の効率化を進めていけるようになります。情報が多いと、知りたいデータを見つけ出すのに時間がかかってしまう事があるため、データを効率よく管理できることも必要です。

安心して利用できるシステムを見つけられるように、セキュリティを強化して、費用面でも安心できるように比較を進めていくことをおすすめします。比較サイトをチェックする事で、文書管理システムに関する役立つ情報を集めやすくなるメリットがあります。

住友電工情報システム

評価 ★★★★★
サービス ★★★★★
情報充実度 ★★★★★
利用満足度 ★★★★
利便性 ★★★★★

ポイント

  • 業界最先端の基幹業務システム開発技術
  • 全世界30数か国で350社を超える連結会社を持つグローバル展開力
  • 純国産で高品質なパッケージソフト製品提供力

企業内の文書管理は非常に重要ですが、昔は全てを紙の文書にまとめて管理していたため大変でした。現在はシステム化が進みペーパーレスによる文書管理も可能になっているため、コストはもちろん人件費の削減という意味でも色々メリットがあります。

特に評判の良いシステムが住友電工情報システムで開発された文書管理、情報共有システムです。ホームページ上にも詳しい情報が掲載されていますが、楽々Document Plusと呼ばれるシステムを提供しており、保管スペースの確保はもちろん、必要な文書が簡単に見つかる仕組みになっている点も業務の効率化に非常に役立っています。

企業内だけでなく、出張先や在宅で仕事をしている場合でも利用可能なシステムになっていますので、多少コストはかかりますが業務効率化のために絶曲的に導入することを検討してください。サポート体制もしっかりしていますので、安心して利用しましょう。

ボクシル

評価 ★★★★
サービス ★★★
情報充実度 ★★★
利用満足度 ★★★
利便性 ★★★★

ポイント

  • 法人向けITサービス比較、資料請求サイト「ボクシル」
  • ボクシルではサービスの導入事例やコンシェルジュを通して自社に合ったサービス選びが可能
  • ボクシルの様々なキャンペーンによりサービスの導入がお得になる

情報通信技術の発達にともない、自社でも新しくITサービスの導入を検討している…しかし、多種多様なITサービスにどれが自社に合っているのか分からない…その問題解決を手伝ってくれるのが会員登録無料のITサービスの比較・情報提供サイトの「ボクシル」です。ボクシルでは、文書管理システムだけでなく顧客管理システムやメール配信システムなど、実に様々なITサービスを検索し、比較することが可能です。また、ボクシル限定無料ガイドも提供しており、業務効率化やコスト削減につながるツールとその使い方の情報が得られるのも魅力の一つといえます。

ボクシルの嬉しいところは、サービスの紹介記事だけでなく、導入事例や1万件以上の口コミも確認できることです。様々なITサービスを紹介されても何が自社にあっているか、というのは実際の導入してからわかることもありますから、それが事前に口コミや事例として紹介されていることは、サービス選びを手伝ってくれること間違いなしです。また、ITサービスの導入は検討してるけどそんなに詳しくない…という方には「ボクシルコンシェルジュ」がサービス選びを手伝ってくれるという安心サポートもあります。

ITサービス導入を検討するなら、導入事例、口コミまで確認することができ、更にはボクシルコンシェルジュという安心サポートもあるボクシルがオススメです。また、ボクシルでは法人向けITサービス提供会社と提携し様々なキャンペーンも行っています。キャンペーンを利用すればお得にサービスを導入も可能です。ボクシルに登録してお得にサービスを導入しましょう。

キーマンズネット

評価 ★★★★
サービス ★★★★★
情報充実度 ★★★
利用満足度 ★★★★
利便性 ★★★★

ポイント

  • IT関連に特化したサイトなので、必要な情報を得やすい
  • インターネット上のサイトに有用性の高い情報を無料で提供
  • ジャンルごとに情報が分かれているので、求めている情報を得やすい

キーマンズネットは、IT関連の企業やセミナー、製品の情報に特化した有料情報サイトです。IT関連のセミナーは東京や大阪などを中心にさまざまなところで行われていますが、その多くをこちらのサイト一つで適切なものを見つけることができます。

有用性の高い文書管理システムや製品を見つけたい際にも、こちらの情報サイトは有用性を発揮します。サイト内検索の機能もありますので、知りたい情報を入力すれば、すぐに必要な情報を引き出すことができるということです。

情報量の面からも、使いやすさの面からも大変優れている情報サイトですが、利用者様は無料でいくらでも利用することができます。ご自宅のパソコンでもお手元のスマートフォンでも、インターネットが繋がっている端末さえあれば24時間いつでも情報を得ることができます。

クレオ

評価 ★★★
サービス ★★★★
情報充実度 ★★★★★
利用満足度 ★★★★
利便性 ★★★★

ポイント

  • 多くの機能が搭載されている利便性
  • 素早く導入できるように対応してくれる魅力
  • 質の高いアフターフォローが大きな特徴

クレオの会社が提供している文書管理システムは、ただ管理をするだけのシステムになっていないです。豊富な機能が搭載されていて、状況に応じて色んなデータや情報を把握したり、効率よく管理できるように配慮されているシステムになっています。

スピーディーに導入できるように最善を尽くしているのが大きな魅力になっています。導入を一日でも早くしていきたいと考えている会社や企業に対し、できる限り希望に叶える事ができるように迅速な行動を心掛けているのがクレオです。

万が一の事態が発生した時も素早く対応していき、快適に使用できるようにアフターフォローが充実しています。その為、初めて導入する方も心強い味方として頼る事ができ、現状の問題を分析してくれるのが特徴です。

ソルクシーズ

評価 ★★★★
サービス ★★★★★
情報充実度 ★★★★
利用満足度 ★★★
利便性 ★★★

ポイント

  • ビジネスシーンに役立つクラウド管理サービスを提供
  • クラウドを使用して社内の文書管理と共有を行えます
  • サーバー管理など余計な負担がございません

ソルクシーズはクラウドを使用した文書管理など様々なコンテンツを提供している企業です。企業において基幹システムを大幅に変更することなく導入できるFreekDriveはクラウドとしてあらゆる社内文書を管理できる優れたシステムです。

ソルクシーズのクラウドシステムは新たにサーバーを設けたりする必要はありません。文書をクラウド管理できるよう処理さえ行えれば余計な設備投資を行わずに文書のクラウド管理を行えます。社内はもちろん社外でもインターネットを活用すればソルクシーズのシステムをどこでも活用することが出来ます。

ソルクシーズのクラウドシステムはもちろんセキュリティも万全です。ソルクシーズのクラウドによる文書管理システムは企業にとってとても有効的であり、今後のビジネスシーンにおいても非常に強い味方となってくれます。

ジップインフォブリッジ

評価 ★★★
サービス ★★★★
情報充実度 ★★★★★
利用満足度 ★★★★★
利便性 ★★★

ポイント

  • 大量のデータから簡単に特定データを検索することが出来ます
  • 独自のパターンを活用し超高速にデータを検索できます
  • すぐに導入して活用することができます

ジップインフォブリッジのSAVVYシリーズを活用すれば膨大な文書管理に必要な労力が軽減できます。ジップインフォブリッジでは独自のシステムを導入しSAVVYという文書を検索するシステムを作り上げています。

これは日々蓄積されていく膨大なデータから必要なデータを超高速で検索抽出するシステムです。クラウドなどで集中管理したデータも必要な時に即時に引き出すことが出来なければ意味がありません。ジップインフォブリッジではこれら構築された文書管理システムにとても有益な検索システムをプラスしてくれます。

ジップインフォブリッジのSAVVYは既存の文書管理システムに手軽に導入することが出来ます。導入してすぐに迅速なデータ検索を活用開始することが出来ます。会社における膨大な量のデータをジップインフォブリッジのSAVVYを活用すれば即座に手軽に検索活用できます。

文書の管理はある程度しっかりやっておくのがベスト

会社で社外に出してはいけない書類など、重要な文書の管理は基本的に社員全員の仕事です。見てすぐに廃棄すべき書類などもあり、紙の形で残しておいてはいけない物があります。一方、重要な書類は何年も保存しておくこともあり、必要に応じて出してきていつでも見せることができる状態にせねばなりません。契約書や報告書、手続に使った書類のコピーなど、何が行われたかをわかりやすく示してあるこれらの書類は、あとあとトラブルになった場合にも役立ちます。特に法律が絡むトラブルなどが起こった場合、書類の形で残してあるとすぐに対処ができます。会社で書類を保存しておく場所はたいてい資料室と相場が決まっていますが、社長室など特殊な場所の金庫に保存される重要書類もあり、保存すべき期間もそれぞれ違っています。

ただ漫然と文書の管理をしている人はいないでしょう。一つ一つファイルしたり、まとめて保管することでいつ書類を使っても良い状態にしておくわけです。あまり社外に出すと都合が悪い書類に関しては、かなり厳重な保管の仕方がなされます。個人情報が記載された履歴書や社内で使われる書類などは、トップクラスの処置が行われており、流出しないような工夫がされています。現在はインターネットで画像ファイルの形で重要書類、個人情報が描かれた書類が流れることもあり、それを防ぐために情報媒体の使用を制限する会社もあります。書類は紙の媒体ですから、そのままではインターネットには載りません。しかし、写真データとして書類をコピーしてしまうと、それがネットに載ってあっというまに世界に広まります。

重要性を考えた文書の管理は、どの会社でも行っており、専用の部屋が作られ、多くの人がそれを認識した上でチェックをしています。株主名簿など重要書類は永久保存が基本で、官公庁への提出書類もコピーをとってきちんと保管してあります。これは、直接会社の活動に影響がある書類だからで、流出すれば相当な影響が出て、会社が傾きかねない重要書類もあります。保存期間が決められている書類は、保存すべき期間が終わったら廃棄されるのが普通です。どんな人が重要な書類を保存しているかは、会社の総務課などで聞かないとわかりません。重要書類であればあるほど、一般社員の目の届くところには置いていませんが、心当たりがあるなら調べておき、どこにどんな書類があるかを把握しておくと良いでしょう。これを知っておけば自分が書類を扱う時にどう対処すべきかすぐわかります。

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